Tugas Softskill Cara Menyampaikan Pendapat dalam Rapat

Ø Cara Menyampaikan Pendapat dalam Rapat

1.     Persiapkan Materi dan Bahan Rapat

Setiap rapat kantor yang diselenggarakan tentu ingin mendapatkan keputusan. Sebuah rapat dapat menjadi bertele-tele, atau membutuhkan waktu rapat lainnya, jika saat itu tidak menghasilkan keputusan karena persiapan kurang matang, kekurangan materi, belum ditemukannya kesepakatan, atau sebab lainnya. Jadi sebaiknya, persiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam rapat yang akan anda ikuti, mulai dari materi, hingga ke peralatan penunjang yang dibutuhkan. Buat daftar persiapan yang harus anda penuhi dalam sebuah catatan kecil, dan ceklis satu persatu setiap item yang anda tulis tersebut. Hal ini dilakukan agar anda tidak melewatkan persiapan yang harus anda penuhi untuk menghadapi rapat.

2.     Jadilah Pendengar yang Baik

Ikuti dan simak semua materi dan pembicaraan dalam rapat. Sebisa mungkin dengarkan setiap pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat. Dengan demikian anda dapat menyusun respon yang relevan dan tidak keluar dari topik bahasan rapat. Fokuslah terhadap rapat yang anda ikuti, agar anda tidak perlu bersikap pasif. Sikap aktif anda diharapkan dalam menjadi kontribusi yang baik dalam tujuan rapat.

3.     Jangan Takut Menyampaikan Ide Segar

Tak ada salahnya anda menyampaikan sebuah ide kreatif dalam rapat, namun tetap sesuaikan dengan alur topik dalam materi rapat. Jangan takut dan malu mengemukakan pendapat atau ide anda. Namun jangan sampaikan ide atau pendapat yang keluar jalur materi dalam rapat, atau bersifat abstrak. Ide atau pendapat seperti itu cenderung akan diabaikan atau bahkan tidak diterima.

4.     Singkat, padat, jelas dan berisi.

Gunakan gaya bicara yang menggunakan bahasa yang baik dan tidak bertele-tele. Sampaikan segala sesuatu dengan singkat, padat, jelas, berisi dan mudah dipahami oleh peserta rapat. Jangan berbicara terlalu cepat atau terlalu lirih, agar semua peserta rapat dapat mendengar yang anda sampaikan.

5.     Melatih dan Mengasah Kemampuan Diri

Semakin anda sering mengikuti rapat, maka anda semakin terbiasa menghadapi rapat. Maka anda dapat semakin melatih dan mengasah kemampuan diri untuk berbicara di dalam rapat khususnya, dan di depan orang banyak pada umumnya. Sedikit demi sedikit rasa gelisah, tidak percaya diri, akan hilang seiring berjalannya waktu.

6.     Kemampuan Mengendalikan Ego dan Emosi

Perdebatan atau perbedaan pendapat dapat terjadi dalam sebuah rapat. Usahakan agar anda mampu mengendalikan ego dan emosi dalam diri anda. Jangan mudah terpancing oleh suasana yang justru dapat menyudutkan anda atau orang lain. Perhaitkan moment serta kesempatan yang tepat, kapan saat yang baik untuk membuka dan menyampaikan segala sesuatu yang ingin anda sampaikan dalam sebuah rapat. Dan cobalah untuk tetap dapat menghargai pendapat atau masukan dari orang lain.

Ø Bagaimana Memimpin Rapat

1.     Umumkan Jadwal Rapat

Umumkan kepada semua peserta rapat bahwa Anda akan mengadakan rapat untuk membahas suatu persoalan, minimal seminggu sebelumnya. Dengan demikian semua peserta dapat melakukan persiapan dengan maksimal.

2.     Biasakan Untuk Terorganisir dan Dapat “Bergerak” Cepat

Buat agenda rapat beserta dengan seluruh bahasan yang akan dibicarakan. Mulai dan akhiri rapat tepat waktu sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan.

Rapat yang molor lebih dari satu jam tidak akan berlangsung efektif karena peserta rapat sudah harus mengerjakan tugas dan kepentingan lainnya.

3.     Serius

Jika memang ada persoalan penting yang harus didiskusikan maka jangan mencari-cari alasan untuk segera menyudahi rapat. Jangan hanya karena Anda tidak percaya diri atau ingin cepat-cepat pulang Anda malah mempersingkat rapat yang belum selesai.

4.     Percaya Diri

Ucapkan terima kasih kepada semua peserta rapat yang datang, sampaikan berapa lama rapat akan berlangsung dan apa saja tujuan rapat. Mulai rapat dengan percaya diri saat menyampaikan salam.

5.     Produktif

Tidak hanya Anda sebagai pemimpin, pastikan Anda meminta kepada seluruh peserta rapat untuk produktif selama rapat berjalan. Minta pendapat dari peserta rapat yang terlibat baik pro maupun kontra. Hal ini akan mendorong semua peserta menjadi lebih fokus dan rapat berujung pada hasil yang memuaskan.

6.     Fokus

Sebagai pemimpin rapat, Anda berhak mendapat perhatian semua peserta. Jika ada orang-orang yang tidak fokus maka Anda berhak menegur dengan mengatakan, “Waktu kita terbatas, mari fokus bersama-sama.”

Kemudian, jika ada dua atau tiga peserta yang memerlukan waktu lebih banyak untuk membahas sesuatu yang belum tentu berhubungan dengan peserta rapat lain, maka sebaiknya dijadwalkan rapat selanjutnya.

7.     Adil

Walaupun bersikap produktif adalah hal positif dalam rapat, peserta yang terlalu banyak bicara sehingga tak memberikan kesempatan orang lain untuk bicara bukan merupakan hal yang baik dalam rapat.

Minta kepada orang tersebut untuk secara pribadi menyampaikan pendapatnya langsung kepada Anda setelah rapat selesai. Pasalnya, sikap seperti itu tidak adil bagi peserta lain yang belum berkesempatan menyampaikan pendapat mereka.

8.     Inklusif

Cara memimpin rapat yang baik selanjutnya adalah dengan memperhatikan dan melibatkan semua orang dalam percakapan, baik sebelum dan selama rapat berlangsung.

Jika ada peserta rapat yang tidak Anda kenal, maka perkenalkan terlebih dulu diri Anda dan tanyakan peran mereka di perusahaan ketika rapat dimulai.

9.     Catat Semua Hal Penting

Tugaskan satu orang menjadi notulen rapat untuk mencatat semua hal penting yang telah dibicarakan selama rapat berlangsung.

10.Buat Kesimpulan

Buat satu kesimpulan besar atau keputusan akhir mengenai langkah selanjutnya yang harus dilakukan. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada semua orang atas waktu dan kontribusi mereka.

Ø Hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum rapat

1.       Persiapkan Materi yang Akan Dibahas
Sebelum menghadiri rapat di kantor atau bersama klien, pastikan Anda mempersiapkan segala sesuatu yang dapat memberikan kontribusi pada pertemuan tersebut. Cari tahu apa yang menjadi topik yang akan dibahas ketika rapat. Jika perlu, lakukanlah pengamatan dan pelajari bahan tersebut. Catat pula beberapa pertanyaan yang dapat didiskusikan.

2.       Memperluas Jaringan
Keuntungan dari menghadiri meeting adalah memberikan Anda peluang untuk berbaur dengan orang baru dalam perusahaan Anda. Ambil kesempatan ini untuk memperluas jaringan sosial Anda dengan sebuah percakapan ringan, misalnya cerita tentang pengalaman kerja atau lainnya. Selain menambah teman, Anda juga akan memiliki banyak koneksi yang siapa tahu akan membantu memajukan karir Anda nantinya.

3.       Jadilah Menonjol
Jangan ragu untuk berpartisipasi atau mengajukan pertanyaan ketika rapat berlangsung. Mintalah pembicara untuk memperjelas atau menguraikan poin-poin yang kurang Anda pahami. Dengan begitu, rekan-rekan kerja Anda akan menyadari bahwa Anda memperhatikan dan berpikir kritis tentang topik yang dibahas.

4.       Menjadi Pendengar yang Baik
Ketika rapat berlangsung berjam-jam, beberapa orang akan mulai berkurang perhatiannya, mereka mulai melirik ponsel mereka, menguap, bahkan berdiskusi dengan rekan sebelahnya. Hanya sedikit yang bisa tetap fokus sampai akhir pertemuan. Untuk itu akan lebih menarik jika Anda menjadi pendengar yang baik dengan membuat kontak mata secara langsung dengan pembicara, mengangguk atau tersenyum. Memberikan pertanyaan ketika sesi tanya jawab dibuka juga bisa dilakukan.

5.       Gunakan Waktu dengan Cermat
Terkadang rapat yang terlalu lama hanya terkesan seperti membuang-buang waktu, apalagi ketika tidak mendapatkan informasi penting dalam pertemuan tersebut. Jika hal itu terjadi, cobalah untuk merekap ulang apa yang Anda tulis ketika rapat berlangsung. Cari tahu juga apa kekurangannya dan apa saja yang bisa Anda lakukan. Buatlah daftar kegiatan yang bisa dikerjakan setelahnya, atau buat tujuan jangka pendek Anda sendiri untuk minggu ini. Dengan begitu, Anda akan jauh lebih siap untuk melakukan diskusi lainnya dibanding membuang waktu untuk rapat yang tidak jelas.

Video Rapat 
Anggota Kelompok :
          Hapipi
          Muhammad Dwiki
          Muhammad Rizky
          Raphael Adhe 

                

Daftar Referensi

https://wolipop.detik.com/read/2012/07/30/180046/1978671/1133/5-hal-yang-harus-dipersiapkan-sebelum-memulai-rapat

https://www.karyaone.co.id/blog/cara-memimpin-rapat/